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说明书要全面的说明事物，不仅介绍其优点，同时还要清楚地说明应注意的事项和可能产生的问题。产品说明书、使用说明书、安装说明书一般采用说明性文字，而戏剧演出类说明书则可以以记叙、抒情为主。说明书可根据情况需要，使用图片、图表等多样的形式，以期达到好的说明效果。
根据印刷原理，也就是按印版之有印纹部分与无印纹部分在印刷过程中产生印刷品的原理，可分为物理性印刷（Physical Printing）及化学性印刷（Chemical Printing）两类。
化学性印刷：印版无印纹部分（非印刷面）之不沾着印墨，并非由该部分低凹、凸起、或被遮挡，乃是由于化学作用，使其产生吸水拒墨之薄膜使然。固然，印纹部分（印刷面）吸墨拒水，无印纹部分吸水拒墨，水与油脂互相反拨，仍是物理现象，但在印刷过程中，须不断使无印纹部分补充吸水拒墨之薄膜，故为化学性印刷。胶印即属此类。胶印要在水槽溶液中加入胶类物质，使源源供应羧基团之粘液层，方可保持印版非印刷面部分不被油脂侵染。
彩色印刷：即多色印刷，依据色光加色混合法（Additive Color Mixing Process），使天然彩色原稿分解为原色分色版，再利用颜料减色混合法（Subtractive Color Mixing Process），使原色版重印于同一被印物质上，则因原色重叠面积之多少不同，而得原稿之天然彩色印刷品者也。所有彩色印刷品，除为数甚少之增色法与套色法而外，全属复色法所印。
四色印刷主要采用的印刷方式，通过CMYK四色（即青、品红、黄、黑）这四种颜色油墨转至承印材料上进行成色，能过这四种颜色的不同比例来再现原稿各种色彩。为扩大 呈色空间，也有采用多于四色（如六色印刷）的方式。包装行业往往采用四色加一个或多个专色的方法，以用户对色彩的需求得到满足，增强印刷品防伪、特殊、个性的特点。
广告印刷，含彩色图片、画报、海报等在内，大部分采用平版印刷，间或亦有用凸版，凹版或孔版印刷。
钞券及其他有价证券印刷，以凹版印刷为主，亦须以凸版及平版辅佐，而尽其全功。
